Digitalizacja dokumentów jako sposób na redukcję kosztów ich archiwizowania i niszczenia

Obieg dokumentów wiąże się z szeregiem procesów, o które przedsiębiorca musi zadbać pod groźbą kary, nałożonej przez organy kontrolujące. Jednym z takich ważnych obowiązków, jest przechowywanie dokumentów przez określony czas. Absolutnie nie można tu mówić o uniwersalnej zasadzie, bo każdy typ akt podlega innym regułom. Niezbędne jest zapoznanie się z aktualnymi przepisami dotyczącymi dokumentacji kadrowej, podatkowej, rachunkowej oraz z innymi typami akt, gromadzonych w każdym przedsiębiorstwie. Po upływie określonego czasu firma musi zadbać o właściwe zniszczenie dokumentów. Przedsięwzięcie jest tym bardziej skomplikowane i kosztochłonne, im większy jest zbiór akt. Skutecznym sposobem na odnotowanie oszczędności na tym polu, jest digitalizacja dokumentów.

Digitalizacja dokumentów a archiwizacja

Archiwizacja to czynność, na której zdecydowanie nie należy oszczędzać czasu. Rzetelnie przeprowadzony proces powinien przebiegać zgodnie z określonymi zasadami, dotyczącymi: podziału na kategorie, używania odpowiednich skrótów i opisów, stworzeniu funkcjonalnej ewidencji zgromadzonych akt. Tak skonstruowane archiwum to nie tylko wygoda dla pracowników (brak konieczności poświęcania czasu na poszukiwanie dokumentu); to również prosty sposób na przestrzeganie przepisów, dotyczących okresu przechowywania dokumentów. Nawet świetnie skonstruowane archiwum, bazujące na dokumentach papierowych, nie będzie tak funkcjonalne, jak archiwum stworzone z danych elektronicznych. Aby dysponować takim zbiorem, konieczna jest wcześniejsza digitalizacja dokumentów.

Cyfrowy zapis akt pozwala na sprawne zarządzanie dokumentacją, zarówno podczas codziennej pracy, jak i przy wdrażaniu profesjonalnej archiwizacji. W efekcie oznacza to, że zatrudniony archiwista poświęci na cały proces mniej czasu, niż poświęciłby na katalogowanie dokumentacji papierowej. To decyduje z kolei o tym, że z perspektywy przedsiębiorcy usługa archiwizowania danych elektronicznych jest bardziej opłacalna niż archiwizacja tradycyjnych akt w wersji papierowej. Oszczędności wynikające z digitalizacji dotyczą również niszczenia dokumentów.

Digitalizowanie dokumentów a niszczenie akt

Dokumenty elektroniczne przechowuje się na nośnikach cyfrowych, takich jak np.

• płyty CD;
• płyty DVD;
• taśmy do zapisu danych (LTO, DAT, DLT i inne);
• pamięć USB.

Zajmują one mniej miejsca niż papierowe archiwa, co sprawa, że zapewnienie im odpowiedniej ochrony jest tańsze i łatwiejsze, niż zabezpieczenia obszernego pomieszczenia z tradycyjnym archiwum. Oszczędność wiąże się również z samym procesem niszczenia dokumentów.

Firmy oferujące profesjonalne niszczenie dokumentów papierowych, mają opracowany cały system, dzięki któremu odbiór akt od usługobiorcy zachodzi sprawnie i szybko. W tym celu wykorzystuje się m.in. bezpieczne pojemniki, znakowane indywidualnymi numerami seryjnymi. Jeśli przedsiębiorstwo dysponuje potężnymi zbiorami dokumentacji, do zapełnienia pojemników, a potem, do umieszczenia ich w aucie, potrzeba więcej niż jednego pracownika. Jak łatwo się domyślić, rzecz ma się tutaj podobnie jak z archiwizacją - im więcej dokumentacji, tym większy koszt całego przedsięwzięcia.

Pracownicy profesjonalnych firm, oferujących takie usługi (np. Rhenus Data Office Polska) muszą przeznaczyć mniej zasobów, również ludzkich, żeby skutecznie zutylizować nośniki. Mechaniczna destrukcja urządzeń odbywa się z zachowaniem normy DIN 66399. Oznacza to, że utylizacja dokumentów elektronicznych w żaden sposób w kwestii bezpieczeństwa nie ustępuje utylizacji akt papierowych.

Sprowadzanie oszczędności wynikających z digitalizacji jedynie do oszczędności miejsca i czasu (sprawniejsze wyszukiwanie akt), to duże uproszczenie. Takie ujęcie tematu zdecydowanie nie oddaje sprawiedliwości procesowi digitalizacji. To zrozumiałe, że wielu przedsiębiorców decyduje się na zapis akt w formie elektronicznej właśnie z tych powodów; warto jednak pamiętać również o pozostałych korzyściach. Digitalizacja dokumentów pozwala bowiem na oszczędności właściwie w związku z każdym etapem funkcjonowania akt, włączając w to również ich archiwizację oraz bezpieczną utylizację.