Menu

Dlaczego obieg dokumentów w firmie jest szczególnie ważny?

(2018-05-16)

Pod hasłem obiegu dokumentów rozumiemy cały proces, który przebiega od momentu ich wpłynięcia do firmy - zarówno drogą tradycyjną, jak i elektroniczną - do chwili zniszczenia. W zależności od tego, co się w nich znajduje, ich ścieżka życia może być dłuższa lub krótsza i dotykać bezpośrednio różnej liczby pracowników. Dlatego ważne jest, by wprowadzić odpowiednie procedury i systemu służące do wspomagania obiegu dokumentów.

Czemu gromadzenie dokumentów jest ważne?

Wpływające do firmy dokumenty mogą być przeróżnych rodzajów - od zapytań ofertowych, poprzez faktury, skargi i zażalenia, na pismach sądowych skończywszy. Najbardziej problematyczne są dwa rodzaje - te zawierające dane osobowe oraz te, które posiadają termin wzywający do wykonania pewnych czynności. Wprowadzenie do firmy specjalistycznego systemu zarządzania dokumentami znacznie przyspieszy ich obieg po poszczególnych pracownikach i działach firmy. Wyeliminuje problem gubienia się dokumentów lub niedocierania do odpowiedniej osoby. Każde takie pismo na każdym etapie swojej drogi powinno otrzymać odpowiednią adnotację dotyczącą daty wpłynięcia, osoby przyjmującej, celu i innych niezbędnych informacji. Umożliwia to pełną kontrolę nad nim. Jest to też ważne przy wszystkich dokumentach zawierających dane osobowe z powodu wejścia w życie zapisów RODO. Niedostosowanie się do konieczności prowadzenia odpowiedniej inwentaryzacji pism może skutkować nałożeniem wielomilionowych kar.

Sprawdź swoje systemy informatyczne

Każdy system, który wspiera obieg dokumentów powinien być należycie zabezpieczony. Musi to być nowoczesna metoda szyfrowania danych, ale także możliwość autoryzacji korzystającego z niego użytkownika. Wykorzystywanie uniwersalnych profili służących dla każdego jest wysoce niebezpieczne, ale w ujęciu zapisów RODO może także stanowić naruszenie bezpieczeństwa informacji. Każde działanie podjęte z dokumentem musi być jawnie przypisane do jednej, konkretnej osoby. Jako dokument rozumie tu się nie tylko standardowe pisma tradycyjne i elektroniczne, ale nawet każdą notatkę sporządzoną przez konsultanta telefonicznego podczas rozmowy. Szczególnie jeśli znajdują się tam dane wrażliwe. Należy też zwracać uwagę komu i w jakim celu przekazuje się dokument. Należy wystrzegać się przekazywania go kolegom i koleżankom z pracy, jeśli nie mają faktycznej przesłanki do zapoznania się z nim.

Zawsze odkładaj na miejsce

W procesie obiegu dokumentów, szczególnie papierowych, niezwykle ważne jest utrzymywanie porządku. Nie można dopuścić, by pisma znikały lub były odkładane gdziekolwiek. Podlegające archiwizacji notatki zawsze powinny być w odpowiedni sposób zabezpieczone poprzez umieszczenie w firmowej teczce lub segregatorze w pomieszczeniu, do którego dostęp mają tylko osoby upoważnione. Po wymaganym okresie archiwizacji, zarówno nośniki elektroniczne, jak i papierowe powinny zostać profesjonalnie zniszczone.

Proces obiegu dokumentów wymaga od firmy przedsięwzięcia niekiedy trudnych i czasochłonnych metod. Kolejna porcja obostrzeń dojdzie wraz z wprowadzeniem RODO. Nie można zapominać, że są to czynności nieuniknione i niezbędne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Zadbaj o prawidłowy Obieg dokumentów z firmą Primesoft

X