Modele i usługi archiwistyczne dla firm

(2021-12-09)

Odpowiednie obchodzenie się z dokumentacją jest bardzo ważne dla każdej firmy, choć niestety, spora część z nich nie dba o przysłowiowy "porządek w papierach". Ustawodawca narzuca na przedsiębiorców określone ramy czasowe, w których należy przechowywać archiwalia, związane z działalnością firmy. Warto zatem zatroszczyć się o to, by dokumentacja była odpowiednio uporządkowana. W tym celu wskazane jest odesłanie do tego zadania kompetentnego pracownika lub wynajęcie profesjonalnej firmy, która na co dzień zajmuje się archiwizacją dokumentów i zarządzaniem magazynem z aktami. Jaki model archiwizacji wybrać? Jakie obowiązki narzuca na przedsiębiorcę ustawodawca? Wszystkie te informacje znajdą państwo w poniższym artykule.

Jaki model archiwizacji dokumentów wybrać?

W zależności od ilości dokumentów, w pierwszej kolejności należy zastanowić się wyborem modelu archiwizacji dokumentów. Istnieją trzy, a każdy z nich zależy od ilości dokumentacji, jaką przetwarza firma:

Archiwizacja bezpośrednio w firmie – zdarza się to dosyć rzadko, ponieważ każda firma generuje zwykle bardzo dużą ilość dokumentów, bez względu na to, co się na nich znajduje. W przypadku tego modelu archiwizacji, warto pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu dokumentacji, tak, by nie trafiła ona w ręce osób niepowołanych lub nie została zniszczona czy zgubiona. Stosując porządkowanie materiałów archiwalnych w firmie, należy rozdzielić je, stosując podział na konkretne kategorie takie jak dokumenty urzędowe, dokumenty wewnętrzne czy dokumenty związane z klientami. Dobrą praktyką jest też uporządkowanie papierów w porządku chronologicznym oraz alfabetycznym.
Archiwizacja przez firmę zewnętrzną – w przypadku, gdy dokumentów jest dużo, a ich archiwizacja wymaga stosunkowo dużej przestrzeni, warto zdecydować się na pomoc profesjonalnej firmy zewnętrznej, takiej jak Archiveo. Profesjonalne przedsiębiorstwa, na co dzień zajmujące się porządkowaniem dokumentacji wszelkiego rodzaju biznesów, gwarantują, że dokumentacja jest dobrze strzeżona oraz odpowiednio poukładana. W razie potrzeby, przedsiębiorstwa archiwizacyjne w błyskawicznym tempie dostarczają potrzebne papiery do klienta.
Model hybrydowy – łączący oba powyższe typy archiwizacji. Jest to najczęściej wybierany model. W tym modelu do firmy archiwizacyjnej wysyła się starsze dokumenty, robiąc miejsce na nowe oraz te, które mogą się jeszcze przydać w przedsiębiorstwie.

Przy tworzeniu własnego archiwum, warto zaopatrzyć się w dobrej jakości teczki i segregatory

Jak długo należy przechowywać konkretne typy dokumentów?

Na to pytanie istnieją dwie odpowiedzi – pięć i dziesięć lat, chociaż nie zawsze. Dokumenty firmy, wobec której zostało wszczęte postępowanie administracyjno-skarbowe lub karno-skarbowe oraz takiej, wobec której wszczęto postępowanie karne (podejrzenie o przestępstwo). Wyjątkiem są też akta personalne pracowników, którzy zostali zatrudnieni przed rokiem 1999 – wtedy ustawodawca narzuca na przedsiębiorstwo obowiązek przechowywania tych dokumentów przez 50. lat.

W innych przypadkach, należy się stosować do obowiązujących w prawie polskim okresów przechowywania dokumentów. Dziesięcioletni okres obowiązuje w przypadku następujących akt:

dokumentacja pracownicza, tzn. karty wynagrodzeń, umowy-zlecenia, karty wynagrodzeń, etc.
dokumenty zgłoszone do ZUS informujące o danych, do ustalenia składek na ubezpieczenia wypadkowe,
dokumenty korygujące oraz rozliczeniowe zgłaszane do ZUS przed końcem 2011 roku.

Pięcioletni okres przechowywania dokumentów dotyczy następujących akt:

dokumenty korygujące oraz rozliczeniowe, zgłaszane do ZUS od 2012 roku,
księgi rachunkowe (w tym księgę przychodów i rozchodów),
faktury sprzedażowe,
faktury zakupowe,
sprawozdania z inwentaryzacji,
roczne sprawozdania finansowe,
ewidencje i rejestry podatkowe.

W trakcie tworzenia archiwum pamiętaj o odpowiednich szafach na dokumenty!

Pomocna dłoń technologii

Na szczęście, poza fizycznymi kopiami wszelkiego rodzaju akt, coraz częściej wykorzystuje się rozwiązania technologiczne, które pozwalają na tworzenie wirtualnych kopii wszelkiego rodzaju akt. Coraz więcej urzędów umożliwia przedsiębiorstwom rozliczanie się z obowiązkowych papierów urzędowych za pośrednictwem Internetu.

Do innych plusów należy zaliczyć bardzo ułatwiony dostęp do potrzebnych archiwaliów, głównie ze względu na fakt, że przechowywane są one w chmurze, do której dostęp mają osoby posiadające odpowiednie uprawnienia. Dokumenty w formie elektronicznej zajmują oczywiście o wiele mniej miejsca – wystarczy porównać sobie magazyn pełen akt oraz dysk twardy. Rzecz jasna, zapis w formie cyfrowej jest też zabezpieczeniem przed zniszczeniem dokumentu w formie fizycznej.

Warto zaufać profesjonalistom!

Firmom, które rozglądają się za usługami przedsiębiorstw na co dzień zajmujących się archiwizacją dokumentów, polecamy w szczególności firmę Archivo. W ich ofercie znajdą Państwo pełen wachlarz rozwiązań archiwizacyjnych, z którego korzysta już wiele firm w Polsce.

Archiveo proponuje następujące usługi, które spełnią oczekiwania nawet najbardziej wymagających klientów. Do rozwiązań proponowanych przez firmę z Zielonej Góry należą:

Archiwizacja dokumentów – czyli zbieranie, uporządkowywanie, sklasyfikowanie oraz włączenie akt do archiwum,
Porządkowanie dokumentów – wszelkie prace związane z systematyzacją i ewentualnym zniszczeniem archiwaliów, które są już nieaktualne i które można bezpiecznie wybrakować,
Niszczenie dokumentów – profesjonalna utylizacja zbędnych dla firmy dokumentów. Jest to bardzo istotna usługa, ponieważ wykonanie tej czynności podlega bardzo restrykcyjnym normom bezpieczeństwa,
Organizacja i projektowanie – dla przedsiębiorstw, które planują stworzenie archiwum, świetnym rozwiązaniem będzie zdać się na profesjonalną usługę w tym zakresie. Archiveo zapewnia pełne wsparcie w projektowaniu i wyposażeniu zbioru akt,
Digitalizacja dokumentów – wszystkie czynności, włącznie ze stworzeniem cyfrowych kopii fizycznych archiwaliów,
Przechowywanie dokumentów – firma zapewnia przestrzeń magazynową oraz specjalistyczne teczki do przechowywania akt, w której będą one bezpieczne. Pomieszczenia takie posiadają odpowiednią wilgotność, dzięki której eliminuje się możliwość zniszczenia powierzonych firmie dokumentów,
Depozyt dokumentów – jest to wyjątkowa usługa, w której to klient decyduje o tym, jak długo będą przechowywane.

Archiveo
ul. Dąbrowskiego 25a
65-021 Zielona Góra

tel: +48 730 251 081
WWW: https://archiveo.pl/kontakt/