Utylizacja dokumentacji firmowej a dane poufne - jak bezpiecznie niszczyć dokumenty

Odpowiednia utylizacja dokumentów to bardzo istotny element działania przedsiębiorstwa. Aspekt ten wpływa na rzetelność, profesjonalizm oraz wizerunek marki. W sytuacji, gdy nośniki z danymi niszczone są w siedzibie firmy, konieczne jest ustalenie procedur regulujących cały proces. Jeżeli usługa taka zlecana jest podmiotowi zewnętrznemu należy upewnić się, czy powierzona mu dokumentacja zostanie we właściwy sposób przetworzona.

Usystematyzowanie kierunków działania

Najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie dokumentu zawierającego szczegółowe procedury dotyczące niszczenia danych. Powinien z nimi zostać zapoznany każdy obecny oraz nowozatrudniony pracownik. Pomocne będzie również szkolenie uzupełniające oraz wyjaśniające poszczególne etapy procesu. Ważne również jest, by do minimum ograniczyć dostęp do poufnych danych osobom nieupoważnionym. Kolejnym, niestety często pomijanym, etapem jest wdrożenie i stosowanie zaleceń dotyczących utylizacji dokumentów. Jeżeli pracownik ma obowiązek używania niszczarki do utylizacji nośników danych, powinien otrzymać dostęp do odpowiedniego sprzętu. Należy również upewnić się czy po przeprowadzonym szkoleniu pracownicy posiadają wiedzę dotyczącą klasyfikacji dokumentów na te, które powinny być zutylizowane w niszczarce oraz te, które można wyrzucić do zwykłego kontenera. Trudności w podjęciu decyzji o przyporządkowaniu dokumentu do odpowiedniej kategorii to jedna z głównych przyczyn niewłaściwego postępowania z nośnikami zawierającymi poufne informacje.

Jakość sprzętu a ochrona danych poufnych

Utylizacja nośników optycznych, elektronicznych, magnetycznych lub papierowych zawierających poufne dane to konieczność wyposażenia firmy w odpowiedni sprzęt. Urządzenie do niszczenia dokumentów musi dawać gwarancję ich trwałego uszkodzenia, czyli takiego które nie pozwoli na odtworzenie danych. Normy dotyczące zakresu usuwania danych określane zgodnie z protokołem DIN 66399, to wymóg niszczenia dokumentacji przez urządzenia klasy P-3. Oznacza to, że dany nośnik jest w nich przecinany na elementy nie przekraczające powierzchni 320 mm kw.

Outsourcing bezpiecznej zbiórki i niszczenia dokumentacji

Zlecenie procesu niszczenia dokumentacji profesjonalnej i godnej zaufania firmie zewnętrznej to gwarancja bezpieczeństwa. Dokumentacja zawierająca wrażliwe dane niszczona jest w kilku etapach. Firma dokonuje odbioru dokumentacji w siedzibie klienta dostarczając specjalistyczne pojemniki (najczęściej wykonane z wysokogatunkowego plastiku lub aluminium). Procedury oraz terminy ich odbioru są ściśle określone i restrykcyjnie przestrzegane, np. poprzez protokołowanie każdorazowej wymiany zapełnionego pojemnika na nowy. Dokumentacja transportowana jest do miejsca, w którym zostanie zutylizowana specjalnymi pojazdami. Sam proces niszczenia nośników przeprowadzany jest przez wyszkolony personel w strzeżonym miejscu, które wyposażone jest w system zabezpieczeń.

Artykuł powstał na podstawie informacji znajdujących się w Stena Recycling.