Nowoczesne rozwiązania dla firm transportowych

Pracujesz w transporcie? Czas pracy kierowcy, podobnie jak rozliczanie delegacji czy nadgodzin to na pewno jedne z tych kwestii, które regularnie spędzają Ci sen z powiek. Podobnie zresztą jak monitoring pojazdów w trasie. Na pomoc w tym zakresie przychodzą nam jednak nowoczesne technologie. Co prawda trudno oczekiwać, by wszystkie te kwestie był w stanie udźwignąć jeden program dla firm transportowych, ale mamy przynajmniej kilka propozycji, które mogą Tobie pomóc.

Oprogramowanie - jakie powinno mieć funkcje

Wszyscy narzekamy na utrudnioną komunikację z kierowcami, a także wynikające z tego błędy i niejasności w dokumentacji. Związane z tym jest ryzyko dosyć wysokich kar. To dlatego, dobry program dla firm transportowych to przede wszystkim taki, który zapewnia stały wgląd w ewidencję czasu pracy kierowców. Program dla firmy transportowej, który umożliwia ewidencję czasu pracy kierowców, powinien pozwalać także na:

Rozliczanie diet/ryczałtów
Obliczanie premii
Obliczanie pensji
Rozliczanie delegacji w Polsce i zagranicą (zgodnie z lokalnym prawem)

Kontrola i rozliczanie czasu pracy automatycznie łączą się ze stałym wglądem w tachograf - dobre oprogramowanie dla firmy transportowej powinno to umożliwiać.
Kolejną z funkcji, którą powinien mieć dobry program dla firm transportowych, jest stały monitoring pojazdów. Taki system musi umożliwiać nie tylko bieżącą komunikację z kierowcą, ale także pozwalać na wysyłanie zleceń czy nawet stałą kontrolę statusu kierowcy.

Zarządzanie flotą i wyznaczanie tras

Stały monitoring pojazdów to klucz do efektywnego zarządzania flotą. Podstawowym argumentem jest tu oczywiście kwestia bezpieczeństwa firmowych aut czy ładunków klienta. Takie systemy pozwalają na monitorowanie pojazdów i stały wgląd w ich parametry - używając ich, można łatwo zidentyfikować kierowcę czy sprawdzać parametry auta lub naczepy. Oprogramowanie pozwala też na odległość określić, czy doszło na przykład do niepowołanego otwarcia drzwi Bardzo dużym ułatwieniem w pracy kierowcy oraz spedytora jest możliwość śledzenia pojazdu w czasie rzeczywistym. W razie wystąpienia jakichkolwiek komplikacji na trasie, spedytor może szybko i łatwo wyznaczyć alternatywną trasę dla pojazdu.

Rozliczanie czasu pracy i delegacji

Chyba każda firma transportowa ma problem z poprawnym rozliczaniem czasu pracy kierowców. Bardzo często, ewidencja ilości godzin zabiera całe dnie. Tymczasem, obliczenie wynagrodzenia może się odbywać automatycznie. Wystarczy, że wybierzemy oprogramowanie, które na to pozwala. Bez problemu znajdziemy programy, które nie tylko umożliwiają pełną ewidencję czasu pracy kierowcy (biorąc pod uwagę również nieobecności), ale również weryfikację naruszeń. Dodatkowo, takie oprogramowanie powinno brać pod uwagę ryczałty za dodatkowe składniki wynagrodzenia

Dobry program dla firm transportowych daje również wgląd w archiwalne dane dotyczące czasu pracy kierowców. Jest to szczególnie ważne w kontekście rozliczania nie tylko nadgodzin, ale również weryfikacji dokumentów. Jakże często przecież zdarza się, że dostarczone przez kierowców dokumenty zawierają mocno niejasne zapisy, co potem wymaga dodatkowej pracy po stronie osoby odpowiedzialnej za takie działania w firmie.

Sprawny obieg dokumentacji

Sprawny obieg dokumentów to jeden z problemów firm transportowych. Szczególnie w kontekście tego, że papierowe ich wersje muszą być maksymalnie szybko przesyłane. Ot choćby potwierdzenia dostarczenia, listy przewozowe czy wszelkiego rodzaju faktury i raporty kilometrów. Dlatego warto zainwestować w oprogramowanie, które pozwala kierowcom na szybkie skanowanie dokumentacji, bez wychodzenia z kabiny. Co więcej, taki system musi być maksymalnie prosty, by wysyłka skanów minimalnie angażowała kierowcę.

To, co do tej pory trwało kilka dni, teraz może zajmować zaledwie kilka minut! A w razie jakichkolwiek kontroli, masz stały dostęp do cyfrowej kopii dokumentów. Nie musisz się więc martwić, że jakiekolwiek “papiery” zaginą.

Współpraca z wieloma urządzeniami

Warto zainwestować w oprogramowanie, które pozwala na współpracę z wieloma urządzeniami. W szczególności dotyczy to odczytu danych z tachografów. Służą do tego dedykowane czytniki - warto sprawdzić, które modele urządzeń obsługują. Bardzo ważne i przydatne są też czytniki kart kierowców.

Odkryj produkty INELO

Całkiem ciekawe rozwiązania w zakresie wsparcia dla firm transportowych oferuje firma INELO. Oto dwa przykłady oprogramowania które ma w swoim asortymencie:

System 4Trans. To oprogramowanie, które umożliwia kompleksowe zarządzanie firmą transportową. Obejmuje nie tylko rozliczanie czasu pracy kierowców czy kontrolę tego obszaru, ale pozwala także na szybkie odkrycie potencjalnych manipulacji przy tachografach. Co więcej, system 4Trans pozwala na zarządzanie firmą również w zakresie spedycyjnym. Firma INELO opracowała cały szereg modułów, które mogą usprawnić działania.
GBOX. Jest to całościowe rozwiązanie, które umożliwia stały monitoring GPS pojazdów oraz ładunków. Znacznie przyspiesza obieg dokumentów, a także daje wgląd do tachografu czy innych danych. Oprócz tego, GBOX jest swoistym asystentem kierowcy - pozwala na monitoring stanu pojazdu, pomoc kierowcy w razie kontroli oraz wytyczenie alternatywnych tras w razie problemów na aktualnie pokonywanym odcinku.

To jeszcze nie wszystkie propozycje od INELO. Warto sprawdzić, jakie inne propozycje do ewidencji czasu pracy czy też innych czynności niezbędnych w firmie transportowej, oferuje ten wydawca oprogramowania. Obiektywnie mówiąc - oferta jest naprawdę bogata.